著者：吉澤和子（Kazuko Yoshizawa）
はじめに
TOR（Terms of Reference）は、業務取扱要領と訳されたりしていますが、国連（United Nations, UN）でのプロジェクトや仕事における大切なガイドラインです。依頼された仕事を遂行するために、役割、目的、スケジュールを理解することが重要です。国連の仕事は、世界中で平和、発展、人権などの重要な課題に取り組むものです。これらの課題を円滑に進めるために、TORは不可欠なツールとなります。別の機会に「【国連プロジェクトの計画方法】6つのポイント：キャパシティビルディング」という記事を書いたことがありますが、東ティモール保健省で技術移転を行った時も、TORに書かれている目的に沿って仕事をしました。この記事では、TORの役割、発行時期、使い方、重要性について国連の仕事に焦点を当て解説します。
TOR（Terms of Reference）とは何か
UNのエキスパートとしての仕事を始める際、TORは不可欠です。これはミッションの詳細を示す文書で、役割や責任、目標を明確にします。ミッションの実施にあたって、TORに基づき、スケジュール通りに進捗を管理し、評価基準を満たすよう努力します。仕事を進めるにあたり、コミュニケーションと協力が鍵になることをしっていなければなりません。UNの理念に共感し、使命感を持ち、TORを活用して成功を追求します。
TORは、特定のプロジェクト、タスクフォース、コミッティなどの任務に関する文書です。この文書は、その任務の範囲、目的、実施計画、責任、評価基準などを明確に定義します。UNの仕事は多岐にわたり、国際社会の課題に対処するためにさまざまなプロジェクトや活動が行われます。TORは、これらの活動を効果的に管理し、成功へ導くための重要なガイドラインとなります。
発行時期を確認する
TORは、プロジェクトやタスクが始まる前に発行されることが一般的です。具体的な仕事のスコープや目標を明確にし、プロジェクト参加者に明確な指針を提供します。これにより、プロジェクトが計画通りに進行し、期待される成果を達成するための基盤が整備されます。
使用方法を知る
UNの仕事において、TORはさまざまな形で使用されます。例えば、特定のプロジェクトチームが設立される場合、そのチームのメンバーにTORが発行され、役割や責任が明確に示されます。また、政策立案プロセスや調査活動においても、TORは研究の方向性や方法論を定義するために使用されます。さらに、プロジェクトが進行中には、TORを参照して進捗状況を評価し調整することもあります。
なぜ重要なのか
TORの重要性は計り知れません。UNの仕事は国際的な規模で行われ、異なる文化や専門領域を持つ専門家や団体が協力します。TORは、これらの多様な関係者が一つの目標に向かって協力し、効果的にコミュニケーションを取るための共通の枠組みを提供します。これにより、プロジェクトや活動が混乱せず、目標達成への成功確率が高まります。目標に向かって協力し、効果的にコミュニケーションを取ることは、国際社会の課題に対処し、持続可能な発展を促進するために不可欠です。
含まれる情報
一般的に言えば、TORには以下の情報が含まれます。
- タイトルと識別情報: TORのタイトル、発行日、バージョン番号など、文書自体の識別情報が含まれます。
- 背景と目的: TORの文脈や任務の背後にある理由、主要な目標や目的が記載されます。
- スコープと範囲: 任務の範囲、対象となる活動、および関連する領域が定義されます。
- 責任と役割: 参加者やチームの責任、役割、および職務が記述されます。
- スケジュールと期限: 任務の進行スケジュール、マイルストーン、期限が示されます。
- 評価基準: 任務の成功を評価するための基準や指標が提供されます。
- コミュニケーションと報告: 参加者間のコミュニケーションプロトコルや報告方法が記載されます。
- 予算とリソース: 任務に必要な予算、人材、および物資に関する情報が提供されます。
- リスクと問題: 任務を達成するためのリスク、問題、および対策が明示されます。
- 承認と署名: TORの発行機関や関係者の承認や署名欄が含まれます。
- 付録: 参照資料や補足情報が付録として添付されることもあります。
TORは、プロジェクトや任務の進行をサポートし、参加者間の一致と透明性を確保するための重要なガイドラインです。
TORの内容の理解不足はリスクになる
TORを十分に理解しない場合、プロジェクトやミッションの方向性や目標が誤解され、役割と責任が混乱し、期限の遅延や目標の達成困難が生じ、コミュニケーションの障害が発生するなど、重大なリスクが生じる可能性があります。したがって、専門家はTORを正しく理解し、その内容を十分に把握することが不可欠であり、プロジェクトやミッションの成功に向けてスムーズな進行と協力を確保するために欠かせない要素となります。
まとめ
国連（UN）の仕事は、世界の平和と発展に向けた重要な取り組みです。この取り組みを成功させるためには、適切な計画と指針が必要です。その中でも、TORは、プロジェクトや活動の成功に向けて不可欠な役割を果たします。TORは, 仕事を進め国際社会に貢献するための重要なツールとして不可欠です。
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